Standar Prosedur Kegiatan Mahasiswa

1. Program Kerja Organisasi Kemahasiswaan

Kegiatan Berdasarkan Program Kerja

  • Kegiatan-kegiatan harus terencana dan terstruktur dalam satu periode kepengurusan sesuai visi, misi, dan tujuan organisasi
  • Kegiatan-kegiatan tersebut harus disyahkan Organisasi Kemahasiswaan yang bersangkutan dan dikordinasikan dengan pihak terkait

Kegiatan Non Program Kerja

  • Kegiatan-kegiatan yang bersifat insidental sesuai kebutuhan Organisasi
  • Kegiatan-kegiatan yang berdasarkan undangan dari pihak luar Organisasi Kemahasiswaan yang bersangkutan

2. Proposal Kegiatan

Format Proposal Kegiatan
Halaman Sampul Muka (Nama kegiatan, logo organisasi, nama organisasi, nama kampus, tahun akademik) dan dilapisi plastik transparan
 

Halaman isi
Menggunakan Kop Surat Organisasi Kemahasiswaan yang bersangkutan atau Kepanitiaan dengan ketentuan :

  • 1. Logo STIKes DHB  disebelah kiri atas dan Logo Organisasi / Kepanitiaan disebelah kanan sejajar
  • 2. Ukuran kertas A 4 ( 21 x 29.7 cm),
  • 3. Bentuk huruf Arial Narrow 12, 1 ½ Spasi
  • 4. Mencantumkan alamat Organisasi Kemahasiswaan yang bersangkutan, Nomor telepon dan Kontak perorangan/ HP/Email
  • 5. Stempel Organisasi dan Kepanitiaan

Jilid Proposal
Dijilid dengan sampul belakang warna Kuning untuk MPM atau BEM, warna Biru untuk UKM, dan Hijau untuk HMPS atau HIMA

Sistematika Penyusunan Proposal, harus berisi :

  • 1. Latar belakang
    Memuat segala hal yang melatar belakangi kegiatan
  • 2. Nama dan Tema
    Nama kegiatan singkat, padat dan menarik serta mudah dimengerti sehingga tidak menimbulkan penafsiran yang bertentangan dengan tema (bila ada) Tema harus ada apabila kegiatan yang sifatnya berskala besar
  • 3. Jenis Kegiatan
        Berupa kalimat singkat yang menggambarkan pelaksanaan kegiatan.
  • 4. Tujuan Kegiatan
    Tujuan Kegiatan harus mencerminkan Visi dan Misi organisasi dan selaras dengan program kerja
  • 5. Sasaran Kegiatan
        Mencakup perorangan / kelompok / Institusi yang mudah dimengerti
  • 6. Waktu dan tempat
        Memuat :
        Hari/Tanggal : Cantumkan nama hari (koma) tanggal sesuai lama waktunya
        Waktu : Pukul berapa sampai berapa
        Tempat : Lokasi kegiatan dengan alamat lengkap,
  • 7. Susunan Kepanitiaan
        Personalia Kepanitiaan harus mencantumkan Nomor Induk Mahasiswa
  • 8. A c a r a
    Mencantumkan susunan acara secara rinci lengkap dengan alokasi waktu perkegiatan beserta Narasumber
  • 9. Anggaran Dana
    Cantumkan anggaran yang rasional / sesuai yang diperlukan, kalau perlu dari satuan (@), hingga sub total, perkelompok, baru dari beberapa sub. Total dijumlah menjadi Total (jumlah keseluruhan dari sub-sub total), sehingga bisa terlihat perhitungan dana yang diperlukan dalam kegiatan itu, misalnya
    a.     Kestari (Kesekretariatan)
        1. Pembuatan Proposal 10 X Rp.3000,- = Rp.30.000,-
        2. Pembelian Kertas dst (sub.total)
    b.     Operasional Acara :
        1. Pengadaan bunga 2 X Rp. 5000,- = Rp. 10.000,
        2. Transport pp @ dst (sub total)
    c.     Pembuatan LPJ
        1. Fotocopy undangan 10 X Rp.3000,- = Rp.30.000,-
        2. Perbanyak LPJ dst sub.total)
        TOTAL Rp……….
        (terbilang :………………………………………………………….)
  • 10. Penutup
    Berisi antara lain berisi ucapan terimakasih kepada pimpinan, semua pihak yang membantu hingga dapat dilaksanakannya kegiatan, mohon maaf bila terdapat segala kekurangan dalam pembuatan proposal tsb
  • 11. Lembar Pengesahan :
    a. Berisi tempat, tanggal pembuatan proposal pada sudut atas (centring)
    b. Sebelah kiri Ketua umum BEM/MPM/HMPS/HIMA/UKM
    c. Sebelah kanan Ketua Pelasana Kegiatan
    d. Sebelah bawah (centring) mengetahui Pembantu Direktur III /Ketua prodi ybs

Persyaratan pengajuan Proposal

  • 1. Melalui Bagian Kemahasiswaan STIKes DHB , dengan :
    a.    Melampirkan surat permohonan Dana ditujukan kepada Ketua STIKes DHB dan diketahui oleh Pembantu Ketua II serta Pembantu Ketua III STIKes DHB
    b.    Surat Ijin Kegiatan ditujukan kepada Pembantu Ketua III
    c.    Pengajuan Proposal paling lambat 6 (enam) hari kerja sebelum hari “H”
  • 2. BEM, MPM, UKM dan HMPS yang telah selesai melaksanakan kegiatan, namun belum menyampaikan Laporan Pertanggung Jawabannya (LPJ), maka tidak diperkenankan pengajukan Proposal berikutnya.
  • 3. Kegiatan yang sudah dilaksanakan, harus dilaporkan secara tertulis (LPJ), kepada Pembantu Direktur III dan Bagian Keuangan (Laporan Keuangan), paling lambat / minimal 6 (enam) hari kerja setelah kegiatan dilaksanakan
  • 4. Laporan Pertanggung Jawaban diserahkan ke Pembantu Ketua III untuk dievaluasi dan selanjutnya ditanda tangani
  • 5.  Proposal dan Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) harus dijilid /berbentuk buku, dengan ketentuan ; untuk Proposal : 1 asli, 2 fotocopy dan Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) : 1 asli, 1 Fotocopy.
  • 6. Proposal dari Himpunan Mahasiswa Program Studi, harus diparaf Sekretaris Program Studi, Mengetahui/ditanda tangani oleh Ketua Program Studi yang bersangkutan.
  • 7. Setiap mencantumkan nama mahasiswa dalam Proposal, wajib mencantumkan juga Nomor Pokok Mahasiswa / Nomor Induk Mahasiswa yang bersangkutan.
  • 8. Pengeluaran Dana kegiatan oleh bagian keuangan pada Proposal yang diajukan adalah: 6 (enam) hari kerja sebelum hari “H” (hari pelaksanaan kegiatan).
  • 9. Semua kegiatan yang bersangkutan dengan penggunaan fasilitas kampus (ruangan) wajib berkoordinasi dengan bagian akademik.
  • 10. Kegiatan yang memerlukan kendaraan operasional kampus atau fasilitas infocus dll (selain ruangan kampus), mengajukan surat peminjaman ke Pembantu Ketua II dan berkoordinasi langsung dengan koordinator peralatan atau sopir.

 

3. Sponsor Kegiatan

Sponsor yang mendukung / mendanai kegiatan harus sesuai dengan ketentuan sebagai berikut :

  • 1. Saling Menguntungkan
  • 2. Bukan berasal dan untuk kepentingan Partai Politik
  • 3. Bukan Produk Minuman Keras
  • 4. Bukan Produk Rokok
  • 5. Bukan Produk Yang Berkonotasi Seks
  • 6. Bukan Produk Illegal atau Barang Terlarang
  • 7. Produk yang belum tercantum dalam ketentuan di atas, akan diatur kemudian

Pemasangan atribut sponsor harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:

  • 1. Mendapat izin secara tertulis dari Pembantu Ketua III atau BEM
  • 2. Ditempatkan pada lokasi yang sudah ditetapkan
  • 3. Tidak mengganggu ketertiban, keindahan dan kebersihan

4. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan

1. Pertanggung jawaban keuangan harus memenuhi standar sebagai berikut:

  • a. Pembelian barang dengan harga Rp. 1.000.000 ke atas harus menggunakan materai Rp 6.000.
  • b. Pembelian dengan harga di bawah Rp. 1.000.000 sampai Rp. 250.000 menggunakan materai Rp. 3.000.
  • c. Kwitansi pembayaran photo copy harus melampirkan contoh

2. Diserahkan ke Pembantu Ketua III untuk dievaluasi dan ditandatangani, selanjutnya menyerahkan ke Bagian Keuangan untuk laporan keuangan
3. Laporan Pertanggung Jawaban harus dijilid dengan ketentuan yang sama dengan proposal dan dibuat 2 (dua) rangkap.

3.1. Program Kerja Organisasi Kemahasiswaan
3.1.1. Kegiatan Berdasarkan Program Kerja
3.1.1.1.     Kegiatan-kegiatan harus terencana dan terstruktur dalam satu periode kepengurusan sesuai visi, misi, dan tujuan organisasi
3.1.1.2.     Kegiatan-kegiatan tersebut harus disyahkan Organisasi Kemahasiswaan yang bersangkutan dan dikordinasikan dengan pihak terkait

3.1.2. Kegiatan Non Program Kerja
3.1.2.1.         Kegiatan-kegiatan yang bersifat insidental sesuai kebutuhan Organisasi
3.1.2.2.    Kegiatan-kegiatan yang berdasarkan undangan dari pihak luar Organisasi Kemahasiswaan yang bersangkutan

3.2. Proposal Kegiatan
3.2.1 Format Proposal Kegiatan
3.2.1.1.     Halaman Sampul Muka (Nama kegiatan, logo organisasi, nama organisasi, nama kampus, tahun akademik) dan dilapisi plastik transparan
3.2.1.2.     Halaman isi
Menggunakan Kop Surat Organisasi Kemahasiswaan yang bersangkutan atau Kepanitiaan dengan ketentuan :
1.    Logo STIKes DHB  disebelah kiri atas dan Logo Organisasi / Kepanitiaan disebelah kanan sejajar
2.    Ukuran kertas A 4 ( 21 x 29.7 cm),
3.    Bentuk huruf Arial Narrow 12, 1 ½ Spasi
4.    Mencantumkan alamat Organisasi Kemahasiswaan yang bersangkutan, Nomor telepon dan Kontak perorangan/ HP/Email
7.    Stempel Organisasi dan Kepanitiaan

3.2.1.3.     Jilid Proposal
Dijilid dengan sampul belakang warna Kuning untuk MPM atau BEM, warna Biru untuk UKM, dan Hijau untuk HMPS atau HIMA

3.2.1.4.    Sistematika Penyusunan Proposal, harus berisi :
1.     Latar belakang
Memuat segala hal yang melatar belakangi kegiatan
2.     Nama dan Tema
Nama kegiatan singkat, padat dan menarik serta mudah dimengerti sehingga tidak menimbulkan penafsiran yang bertentangan dengan tema (bila ada) Tema harus ada apabila kegiatan yang sifatnya berskala besar
3.     Jenis Kegiatan
    Berupa kalimat singkat yang menggambarkan pelaksanaan kegiatan.
4.     Tujuan Kegiatan
Tujuan Kegiatan harus mencerminkan Visi dan Misi organisasi dan selaras dengan program kerja
5.     Sasaran Kegiatan
    Mencakup perorangan / kelompok / Institusi yang mudah dimengerti
6. Waktu dan tempat
    Memuat :
    Hari/Tanggal : Cantumkan nama hari (koma) tanggal sesuai lama waktunya
    Waktu : Pukul berapa sampai berapa
    Tempat : Lokasi kegiatan dengan alamat lengkap,
7.     Susunan Kepanitiaan
    Personalia Kepanitiaan harus mencantumkan Nomor Induk Mahasiswa
8.     A c a r a
Mencantumkan susunan acara secara rinci lengkap dengan alokasi waktu perkegiatan beserta Narasumber
9.     Anggaran Dana
Cantumkan anggaran yang rasional / sesuai yang diperlukan, kalau perlu dari satuan (@), hingga sub total, perkelompok, baru dari beberapa sub. Total dijumlah menjadi Total (jumlah keseluruhan dari sub-sub total), sehingga bisa terlihat perhitungan dana yang diperlukan dalam kegiatan itu, misalnya
a.     Kestari (Kesekretariatan)
    1. Pembuatan Proposal 10 X Rp.3000,- = Rp.30.000,-
    2. Pembelian Kertas dst (sub.total)
b.     Operasional Acara :
    1. Pengadaan bunga 2 X Rp. 5000,- = Rp. 10.000,
    2. Transport pp @ dst (sub total)
c.     Pembuatan LPJ
    1. Fotocopy undangan 10 X Rp.3000,- = Rp.30.000,-
    2. Perbanyak LPJ dst sub.total)
    TOTAL Rp……….
    (terbilang :………………………………………………………….)
10. Penutup
Berisi antara lain berisi ucapan terimakasih kepada pimpinan, semua pihak yang membantu hingga dapat dilaksanakannya kegiatan, mohon maaf bila terdapat segala kekurangan dalam pembuatan proposal tsb
11. Lembar Pengesahan :
a. Berisi tempat, tanggal pembuatan proposal pada sudut atas (centring)
b. Sebelah kiri Ketua umum BEM/MPM/HMPS/HIMA/UKM
c. Sebelah kanan Ketua Pelasana Kegiatan
d. Sebelah bawah (centring) mengetahui Pembantu Direktur III /Ketua prodi ybs

3.2.2. Persyaratan pengajuan Proposal
1.     Melalui Bagian Kemahasiswaan STIKes DHB , dengan :
a.    Melampirkan surat permohonan Dana ditujukan kepada Ketua STIKes DHB dan diketahui oleh Pembantu Ketua II serta Pembantu Ketua III STIKes DHB
b.    Surat Ijin Kegiatan ditujukan kepada Pembantu Ketua III
c.    Pengajuan Proposal paling lambat 6 (enam) hari kerja sebelum hari “H”
2.     BEM, MPM, UKM dan HMPS yang telah selesai melaksanakan kegiatan, namun belum menyampaikan Laporan Pertanggung Jawabannya (LPJ), maka tidak diperkenankan pengajukan Proposal berikutnya.
3.     Kegiatan yang sudah dilaksanakan, harus dilaporkan secara tertulis (LPJ), kepada Pembantu Direktur III dan Bagian Keuangan (Laporan Keuangan), paling lambat / minimal 6 (enam) hari kerja setelah kegiatan dilaksanakan
4.     Laporan Pertanggung Jawaban diserahkan ke Pembantu Ketua III untuk dievaluasi dan selanjutnya ditanda tangani
5.     Proposal dan Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) harus dijilid /berbentuk buku, dengan ketentuan ; untuk Proposal : 1 asli, 2 fotocopy dan Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) : 1 asli, 1 Fotocopy.
6.     Proposal dari Himpunan Mahasiswa Program Studi, harus diparaf Sekretaris Program Studi, Mengetahui/ditanda tangani oleh Ketua Program Studi yang bersangkutan.
7.     Setiap mencantumkan nama mahasiswa dalam Proposal, wajib mencantumkan juga Nomor Pokok Mahasiswa / Nomor Induk Mahasiswa yang bersangkutan.
8.     Pengeluaran Dana kegiatan oleh bagian keuangan pada Proposal yang diajukan adalah: 6 (enam) hari kerja sebelum hari “H” (hari pelaksanaan kegiatan).
9.    Semua kegiatan yang bersangkutan dengan penggunaan fasilitas kampus (ruangan) wajib berkoordinasi dengan bagian akademik.
10.Kegiatan yang memerlukan kendaraan operasional kampus atau fasilitas infocus dll (selain ruangan kampus), mengajukan surat peminjaman ke Pembantu Ketua II dan berkoordinasi langsung dengan koordinator peralatan atau sopir.

3.3. Sponsor Kegiatan
3.3.1.     Sponsor yang mendukung / mendanai kegiatan harus sesuai dengan ketentuan sebagai berikut :
1.    Saling Menguntungkan
2.    Bukan berasal dan untuk kepentingan Partai Politik
3.    Bukan Produk Minuman Keras
4.    Bukan Produk Rokok
5.    Bukan Produk Yang Berkonotasi Seks
6.    Bukan Produk Illegal atau Barang Terlarang
7.    Produk yang belum tercantum dalam ketentuan di atas, akan diatur kemudian

3.3.2. Pemasangan atribut sponsor harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:
1.    Mendapat izin secara tertulis dari Pembantu Ketua III atau BEM
2.    Ditempatkan pada lokasi yang sudah ditetapkan
3.    Tidak mengganggu ketertiban, keindahan dan kebersihan

3.4. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan
1.    Pertanggung jawaban keuangan harus memenuhi standar sebagai berikut:
a.    Pembelian barang dengan harga Rp. 1.000.000 ke atas harus menggunakan materai Rp 6.000.
b.    Pembelian dengan harga di bawah Rp. 1.000.000 sampai Rp. 250.000 menggunakan materai Rp. 3.000.
c.    Kwitansi pembayaran photo copy harus melampirkan contoh
2.    Diserahkan ke Pembantu Ketua III untuk dievaluasi dan ditandatangani, selanjutnya menyerahkan ke Bagian Keuangan untuk laporan keuangan
3.    Laporan Pertanggung Jawaban harus dijilid dengan ketentuan yang sama dengan proposal dan dibuat 2 (dua) rangkap.

1. Program Kerja Organisasi Kemahasiswaan Kegiatan Berdasarkan Program Kerja Kegiatan-kegiatan harus terencana dan terstruktur dalam satu periode kepengurusan sesuai visi, misi, dan tujuan organisasi Kegiatan-kegiatan tersebut harus disyahkan Organisasi Kemahasiswaan yang bersangkutan dan dikordinasikan dengan pihak terkait Kegiatan Non Program Kerja Kegiatan-kegiatan yang bersifat insidental sesuai kebutuhan Organisasi Kegiatan-kegiatan yang berdasarkan undangan dari pihak luar […]

Leave a Reply

*